Incrementar
las ventas mediante el crédito, tiene sus riesgos si no se definen
anticipadamente los mecanismos para
tener un área de cobranza eficiente.
Recientes
experiencias en el campo de trabajo, nos demuestran que contar con una cartera
vencida de monto considerable, pone
seriamente en riesgo a las empresas que
no planearon la forma como controlar de manera eficiente el otorgamiento de los
mismos y la forma de su recuperación. La
falta de flujo de efectivo para sustentar las operaciones es uno de los primeros síntomas de que algo no está bien en la empresa y en ocasiones el empresario no
tiene tan siquiera la idea, ni la informacion de aquellos rezagos que se encuentran paralizando el
negocio.
Implementar
el crédito, sin contar con una forma de operacion del mismo confiable, carecer de la persona adecuada con
competencias y habilidades, que se haga totalmente responsable de recuperar
dinero para la empresa, es un gran error que tarde o temprano pagan muchas
empresas.
¿Qué se debe
hacer antes de incursionar en el otorgamiento de un crédito?
1.
Definir
las políticas que deberán aplicarse para otorgar crédito a solicitantes, así
como aquellas que se orienten a la cobranza. Estas politicas nadie las debe rebasar, ni la gerencia del negocio. En cuestiones de dinero, dar discresión a los trabajadores o personal directivo, para la toma de decisiones de credito, tarde o temprano conducira a la empresa a un caos en el area.
2.
Diseñar
un sistema de trabajo que se ajuste a las necesidades de la empresa haciéndolo funcional
y eficiente.
3.
Diseñar
instrumentos internos para desarrollar acciones de control y supervisión.
4.
Considerar
la cantidad de personas que se van a requerir en el area para tener los
resultados esperados.
5.
Mantener
una estrecha y solida comunicación con las principales area de la empresa:
ventas, almacén, contabilidad, caja, etc.
¿Cuáles son las
funciones específicas de un responsable de crédito y cobranzas?
a)
Otorgar
un crédito siguiendo las políticas que la empresa tiene establecido para ello
b)
Realizar
estudios a los solicitantes y asignar de inicio un monto de credito 50% menor al de su capacidad de pago e ir monitoreando su respuesta al cumplimiento de adeudos.
c)
Gestionar
la cobranza de documentos vencidos, es importante empezar por aquellos que la empresa tiene olvidados y los que los clientes piensan que ya no se cobraron.
d)
Informar
a gerencia con copia a ventas sobre: Créditos solicitados, créditos negados, créditos
otorgados, informes mensuales de cuentas en movimimiento, cartera vencida, análisis
de atrasos y acciones a tomar.
e)
Control
de personal a su cargo y asignación de funciones para la efectividad del
trabajo
f)
Determinar
las cuentas a jurídico
g)
Arqueo
de documentos. Mismo que nos permite revisar con exactitud que se ha pagado y
que está pendiente.
Algunos de los
problemas más frecuentes relacionados principalmente con la cobranza son:
·
No
hay un plan de recuperación (acciones dispersas e inconstantes)
·
No
se tiene información precisa de las deudas ni de su magnitud
·
No
se tiene personas capaces para ejercer la cobranza
·
A
los clientes que ya llegaron a su límite de crédito, por error u omisión se les
sigue proporcionando crédito, lo que agrava el problema de la cobranza.
·
No
se realiza auditoria a los vendedores a los que se les da la facultad de
cobrarle a los clientes y en muchas de las ocasiones “jinetean” el dinero de la
empresa.
·
La
cobranza suele ser generalmente reactiva (cuando ya se tiene el problema encima) en vez de proactiva.
Cuidar
la eficiencia de una empresa que otorga créditos, recae en varios departamentos
que se involucran: ventas, contabilidad, gerencia, crédito y cobranzas, que de
manera conjunta deben sostener reuniones periódicas programadas para evaluar
todo lo relacionado a los créditos y cobranzas y trabajar con estrategias que
permitan al negocio, mantenerse competitivo, cuidar las fuentes de empleo y sobre todo cuidar a los
clientes, evitando que las cuentas por cobrar alcancen niveles que después son difíciles
de recuperar en su totalidad.
