Este es un ejemplo de las conclusiones condensadas de un diagnostico a una empresa, que puede resultar abrumador por la cantidad de aristas que representa una intervencion de esta magnitud y que en caso de no corregirse a la brevedad posible pueden poner en riesgo la sobrevivencia de un negocio que por sus ingresos puede ser altamente rentable y que su permanencia actual en el medio, se debe a la falta de un competidor solido y a la necesidad de la certificacion por los servicios que presta y que nadie proporciona, teniendo un mercado cautivo de aproximadamente 400 clientes, que requieren de sus servicios de certificacion para que puedan continuar operando.
Consideraciones a valorar por el empresario
Ing. Agradecería la lectura del
siguiente resumen de la evaluación, para tener posteriormente una reunión, si
así lo considera conveniente para intercambiar
puntos de vista sobre su contenido y tomar las primeras decisiones en lo
relacionado a una futura intervención de nuestro equipo de trabajo.
1. xxxx es una empresa, que por la cantidad de
clientes que atiende en sus distintos servicios, debería encontrarse mejor
posicionada y mejor organizada para atender los mercados con necesidades. Hasta
hoy en día, las condiciones han resultado ser favorables para el negocio, sin
embargo esto no significa ni asegura que pueda seguir siendo igual en el
futuro, para ello se recomienda, por lo que a continuación se describe, dar
inicio a un proceso de cambio gradual que los lleve a garantizar el futuro del
negocio y el liderazgo en servicios, minimizando la posibilidad de incursiones
de competidores en el campo de acción en el que se desempeña.
2. Si bien es cierto que el
programa xxxxxx ha sido considerado uno
de los puntales del negocio, también es importante considerar los números que
nos arrojan las actividades “complementarias” del negocio. Y podemos asegurar
que con las iniciativas e inversiones necesarias, se pueden incrementar los
ingresos globales del negocio, para hacerlo más rentable.
3. En lo relacionado al área de
administración, no existe una estructura organizacional definida, es informal,
centralizada y variable , las funciones no se encuentran definidas de manera
estable,los retos son limitados, no existe una planeación de lo que se quiere
del negocio en el corto mediano y largo plazo, y se está existe, es algo muy
privado que no es del conocimiento del personal, por lo tanto hay una evidente
desconexión con la misión y la visión del negocio y por ende el personal trabaja
en piloto automático y sin retos, la formas de trabajo del personal de oficina son
demasiado relajadas, sin bien es cierto que se cumple con actividades, se deben
establecer orden y horarios a cumplir. No se tienen definidos los objetivos, ni
las metas para la empresa en lo general y para cada unidad en lo particular,
las actividades se asignan sin tomar en cuenta perfiles y responsabilidades. No
se tienen contratos ni reglamento interior de trabajo. La toma de decisiones se
encuentra totalmente centralizada en la figura del propietario, no hay pasos
adelante en el negocio sin el visto bueno del mismo. Los controles son
deficientes y los pocos indicadores numéricos que se tienen no se utilizan como plataforma para el crecimiento,
no existen políticas definidas, que podrían darle al empresario cierto nivel de
autonomía respecto al negocio, no hay procedimientos establecidos para cada actividad
que se desarrolla en la empresa, la capacitación del personal es de carácter informal
y esta hace que el personal de nuevo ingreso, sea capacitado por sus compañeros
con todas las críticas y comentarios que deforman al nuevo integrante
4. En el aspecto relacionado a
las finanzas del negocio, el manejo de las operaciones tiene serias deficiencias
y se requiere establecer mejores controles en la operación de esta área de la
empresa. el capital de la empresa y el patrimonio familiar se mezcla sin
control y no se distingue que corresponde a que, el flujo de efectivo entre
ellos no tiene ningún control. No se conocen con exactitud las utilidades del
negocio, se presentan dificultades constantes de liquidez, no hay rotación de
activos, lo que deja al negocio sin la posibilidad del beneficio de la depreciación
ante las autoridades regulatorias. No se calculan los ejercicios anuales, no
hay presupuestos definidos para actividades, incluso esta área es motivo de fricciones
en lo relacionado a los recursos y cumplimientos del negocio, se lleva una
contabilidad oculta para el empresario, con la finalidad de poder cumplir con
los compromisos del negocio mas elementales como lo constituye la nomina. No
existen políticas que regulen el pago puntual de los clientes del negocio, ni
se promueven acciones que se orienten a ello. No se da la reinversión de
utilidades, esta se retira indistintamente, incluso en los intentos de
diversificación, se incursiona en actividades (negocios) que no benefician la
situación actual del negocio e incluso lo sitúan en un punto de riesgo.
5. Los servicios, se realizan en
vehículos propiedad de la empresa, que de manera general son vehículos que han
tenido ya una vida útil, que representan altos costos para la operación y no pueden ser depreciados para efectos
fiscales, la mayor parte de los servicios son previamente programados, aun cuando
el potencial puede permitir un crecimiento del negocio se requiere de las inversiones
para ello que deben ser visualizados con precisamente eso, una inversión y no
como un gasto, con las respectivas ventajas que ofrecen los beneficios
obtenidos. Para los servicios que se realizan se conocen las operaciones que se
deben realizar, sin embargo no hay manuales al respecto, ni una forma de
verificar tanto la empresa como el cliente si se ha cumplido con las
expectativas del servicio. Se desconoce y no existe documentación al respecto
sobre cómo se determinan los costos de los servicios. No se tienen documentados
cálculos de insumos para el servicio. El programa de cobranza y de pagos lo
realizan sin políticas y procedimientos establecidos. No existe un plan general
de mantenimiento que soporte el servicio, las necesidades se cubren de manera
reactiva y no preventiva. No se lleva un registro documental con las quejas
sobre el servicio, la oficina administrativa se encuentra en condiciones
precarias diseñada para otras funciones y habilitada como oficina pero con
muchas deficiencias que no suele corresponder al nivel de una empresa que certifica a otras.
6. Organización y recursos
humanos. Debe reconsiderarse el formato sobre el cual manejan la nomina, No se
cuenta con una persona que específicamente realice funciones laterales o
complementarias de recursos humanos, relacionadas con el personal. La selección
y contratación son función exclusiva del propietario, la capacitación es informal,
existe alta rotación de personal, la supervisión operativa la realiza xxx, la administrativa
el propietario. Las condiciones físicas de trabajo conllevan riesgos derivados
de la acumulación de artículos en la zona de trabajo. Se deben clarificar los criterios
y condiciones bajo las cuales se incorporan nuevos elementos a la empresa. No
existen programas relacionados con capacitación, el clima que se percibe en la organización
es tenso, la comunicación no es la más propicia y adecuada, los elementos de
seguridad industrial se encuentran fuera de norma.
7. Comercialización. No existen
planes para atraer más clientes, se conocen los servicios que se ofrecen pero
no el potencial de mercado real, no existe una fuerza de ventas que promueva
los servicios, eventualmente en el tiempo libre, lo realiza el supervisor de
operaciones xxxxx, no existe promoción de servicios, ni un espacio donde
promocionarse (web, red social, medios etc), no hay metas de ventas, existe un crédito
a clientes y morosidad en pagos en algunos casos. No se conoce a profundidad a
la competencia que se tiene ni se mantiene un monitoreo de sus acciones, no se sabe
el nivel de satisfacción de los clientes con los servicios que se ofrecen, no
se ha enfocado estrategia alguna para mejorar la calidad de lo que realiza, no
existe un procedimiento establecido para atención a clientes y su seguimiento.
Siguen a la empresa a pesar de carecer de parámetros de desempeño y calidad por
la necesidad que tienen de la certificación.
8. Producción. Incumplimiento en
las metas establecidas, las operaciones de cálculo de costos de recolección de xxxxx
no se tienen documentadas, no se tienen establecidos los tiempos para el
retorno de la inversión realizada en los insumos, falta de supervisión al
equipo que trabaja en el proceso de acopio de xxxx y de la adecuada utilización
de los recursos de la empresa, desconocimiento del mercado potencial, falta
documentar criterios de calidad de productos y condiciones de pago. Se
necesitan nuevos mecanismos para mejorar la eficiencia y la productividad del personal.
Áreas de oportunidad y
mejora
Administración
Reorganizar las actividades que
se realizan para hacerlas más eficientes y productivas. Generar políticas y procedimientos
articulados para fortalecer estrategias y ventajas competitivas de la empresa.
Para el trabajo en todos los ámbitos, establecer objetivos para cada grupo de
trabajo bajo indicadores de desempeño, mejorar aspectos de comunicación y delegación
de responsabilidades, definir los puestos y perfiles de cada integrante.
Detallar y describir mediante diagramas de flujo el conjunto de actividades
criticas del negocio. Descentralizar la toma de decisiones formando y responsabilizando
a mandos medios. Planeación de actividades con escenarios para todas las áreas.
Fortalecer desde esta área las perspectivas de crecimiento y expansión.
Finanzas
Llevar por separado las finanzas
de cada actividad de la empresa, controlar las transferencias entre las mismas,
realizar esquemas de trabajo que eviten las dificultades de liquidez del
negocio en su conjunto, lograr obtener y mantener un punto de equilibrio del
negocio, realizar y poner en marcha un cálculo de egresos e ingresos y desarrollar
las actividades del negocio en base a un presupuesto que surja de este trabajo.
Determinar con precisión las utilidades del negocio y ver las mejores opciones
de utilización. Elaborar presupuesto de ventas y plantear metas a los equipos
de trabajo en todas las áreas. Fijar precios, como parte de una estrategia
definida de mercado. Realizar las inversiones necesarias para llevar a la
empresa a la situación deseada, visualizándolas precisamente como una inversión
y no como un gasto.
Servicios
Identificar y cuantificar la
calidad de los servicios que presta la empresa, estandarizar parámetros de
servicio y calidad, determinar costos precisos de servicios en base a los
factores que influyen para brindarlo. Fortalecer la imagen de la empresa,
principalmente cuidando calidad y la forma como se organiza el trabajo, mejorar
los servicios de comercialización, capacitar a la gente en la calidad y la importancia
de su trabajo para la empresa y para los resultados. Documentar toda la
información relacionada con servicios.
Recursos humanos y organización
Elaboración de un organigrama,
delimitando las interacciones que se dan entre departamentos, mejorar las formas
como se calcula y se elabora la nomina. Definir las condiciones y perfil de
puesto bajo el cual se contrata una persona, mejorar los procesos de
reclutamiento, selección y contratación de personal para reducir índices de rotación,
mejorar el clima organizacional, trabajar en el aspecto de identificación y
compromiso con su empresa. Supervisar que las actividades contempladas se
realicen con la calidad y los estándares que establezca la administración.
Comercialización
Identificar de manera precisa y clara las
características de los clientes y mejorar constantemente para ello. Dejar de estar
a la expectativa de llegada de clientes y atacar el mercado, Incrementar la
captación de clientes en todas las áreas de la empresa, promover la imagen de
la empresa a través de las distintas posibilidades que existen para ello, visualizar
las oportunidades de nuevos mercados, identificar con precisión su servicio
líder y fortalecer las demás opciones. Establecer políticas de crédito y de cobranza,
realizar un monitoreo de la competencias y establecer estrategias para no ceder
terreno, diseñar e implementar convenios de trabajo con los generadores y de
confidencialidad con el personal que colabora para la empresa. Crear servicios
de valor para el cliente y mediante este servicio mantener la ventaja
competitiva del negocio.
Producción
Realizar los cálculos precisos de
los costos de mano de obra y de insumos para la operación de la empresa mejorar
los tiempos de rotación de activos. Identificación de áreas y equipos y generar
un plan de mantenimiento preventivo del mismo los costos de producción,
procurando mantener un alto estándar en servicios, sin sacrificar la calidad de
lo que hace el negocio.
Después de analizar el presente documento será importante que se
sostenga una reunión de su equipo directivo y el equipo aisel para acordar y
priorizar las necesidades que como
empresa se tienen. Una vez definidas, haremos llegar a Ud., un cronograma de
actividades así como el monto de la inversión
que su empresa deberá realizar para los cambios que le permitan fortalecer su operación
y resultados.
Atentamente
Equipo consultor aisel
